为应对当前金融危机，由贸促总会组织，贸促陕西省分会承办的“推进国际会展应对金融危机研讨会”4月6日在西安召开。总会张伟副会长到场讲话。

    我会梁鹏程副秘书长出席会议，并应邀发表了题为 “观众组织，展会成功举办的生命线 ”的讲话。讲话中介绍了我会展览会观众组织工作由弱到强的各发展阶段。梁副秘书长讲话全文如下：

观众组织，展会成功举办的生命线

           --纺织贸促会展览会观众组织工作介绍

    中国国际贸易促进委员会纺织行业分会已走过了20年的历程，我会的主体业务是举办纺织服装行业国内外展览会，从1988年开始的单一的中国国际纺织机械展览会发展到2008年合作承办13个国内展，涵盖了整个纺织服装产业链，2008年在如此严峻的经济形势下，在中国贸促会和中国纺织工业协会的坚强领导与支持下，纺织贸促分会克服种种困难，不断改革创新，各项工作都取得了较好发展。全年来华展共举办13个，总展出面积564，800平方米，其中境外展商面积147，190平方米，国际参与度约占25％；参展商总计8128家，其中境外参展商2348家；专业贸易观众总计324，206名，其中境外专业观众32，690名，平均约占10％。境外展合作自主举办2个，组织企业参加境外知名纺织展览会7个，共计1113个标准展位，参展商640家。这些数字背后，一方面是紧密依靠中国贸促总会和中国纺织工业协会的大力支持，一方面是我会多年来对于展会开拓工作不断地探索而积累了一些办展经验。这里面既有与国外知名展览公司的成功合作，也有与各个行业专业协会的团结协作；既有对参展企业的组织，也有对专业买家的邀请，其中观众组织，作为一个展会成功举办的生命线，对于一个办展组织或单位来讲是各项工作中的基础与成功源泉。纵观其发展历程，我会观众组织工作经过了这样几个发展阶段：

    第一阶段：（1988年––1994年）政府办展国企唱主角，观众组织行政牵主线。

    1988年的中国国际纺织机械展览会是第一个行业展览会，那时展览会还是一个新鲜事物，无论是行业管理体制和企业的性质、管理、营销都没有市场化，国内纺织服装企业以国企占绝对主体，展商的招展与观众的组织多是借助行政干预手段，基本是上传下达发文件、各省市联络员会议、发参观票的方式。

    第二阶段：（1995年––2003年）市场经济展会生变化，观众资源积累加利用。

    1992年，国家实行市场经济体制改革以后，很多国企进行改组改造，很多民营企业蓬勃发展，展览会的国企参与比例逐年下降，民营企业逐渐活跃，观众组织行政干预手段逐渐弱化。纺织贸促会1995年与法兰克福展览公司合作举办的第一届面料展的同时，也为我们带来了先进的办展经验与服务理念，我方敏锐地意识到观众的重要性，开始收集到场参观的观众名片资料并加以利用，用于下一届的观众邀请工作；并与主办的行业会议、出访团组、企业名录等行业活动相结合，互补互促；开始尝试用excel表格、foxpro等软件管理逐年积累的观众信息，建立起了一个专门负责观众信息管理与组织邀请的数据库人员小组。数据库信息积累量达到10万余条，并于1996年出版了业内颇有影响力的企业名录《纺织工业指南》。此阶段，“观众组织”工作的概念与内涵逐步清晰。

    第三阶段：（2004年––2008年）提升展会国际化、品牌化、市场化程度，观众挖潜分析与服务。

    近几年来，中国的展览业飞速发展，但国内会展与发达国家相比还存在很大的差距，比如展会的品牌化、国际化、市场化，以及对参展商和观众组织和服务等方面，都亟待更大的提升。展览会观众已不再单纯停留在组织邀请阶段，服务也提上了议事日程。如何增加潜在观众的数量，确保受众面？如何吸引潜在观众到场，丰富现场活动？如何留住VIP买家，提升服务？纺织贸促会采用Access数据库管理软件分析历届观众构成，通过现场、名录、报刊、网络、合作交换等多种途径搜集扩充更新数据库本行业及下游行业企业信息；通过网站配合展会宣传并开通观众网上预登记系统；通过数据分析、设立特邀买家参观日，锁定VIP买家；通过观众问卷调查、改进相应服务；通过电子邮件、短信、信函、电话、市场调研推介、商协会合作等横向多点的联系渠道与业界人士互动交流。会内展览、联络、信息、法律等部门通力合作，通过全会展览活动贯穿整个纺织服装产业链的特点优势，各展资源综合利用开发；积极吸纳发展会员，为其提供《纺织贸促通讯》，从国家政策导向、行业形势分析、贸易资讯发布、法律服务等环节加强与企业的纵深联系，将招展招商做得更加人性化；通过同类展会主办的合作，优势互补，错位经营，共享资源，扩大展会影响面（如绍兴展、广东家纺展）；通过举办专业性的技术交流讲座与行业赛事（如家纺设计大赛），丰富展会内涵与外延；通过多个方面工作全面推进，形成了总量60余万条、联系方式具体、联络途径丰富的专业买家数据库，较好的解决了这些问题。在金融危机爆发的08年下半年，旗下的展览会观众数量没有大的滑坡，有些还是上升的，这并非偶然。此阶段，“观众组织”已深入人心，成为全会工作的重点之一。

    现阶段：（2009年––）展会运作规模与合作观众有声交流与沟通。

    2008年岁末，纺织贸促会顺利实现了前期制定的四年发展规划目标，2009年伊始，面对着席卷全球的金融风暴对实体经济的冲击，作为服务业的展会也受到了很大影响。我会及时确立了“保规模、立信心、深服务”的办展指导方针，我们进一步提高了对展会观众组织的重视程度，把观众组织好作为应对展会规模下滑、吸引展商的重要举措。在保留原先一系列做法的同时，从过去的无声单向宣传为主，逐步向有声双向沟通转变，通过电话、实地走访等方式与买家沟通，把展商与观众之间的商贸派对做在前头、落到实处。对于规模较小展会的运作，也在探索尝试以VIP专业观众的需求来定向招展的模式。同时我们正着手投入财力进行观众数据库管理系统的全面改造升级、引进先进的观众Call-center系统等。

    尽管纺织行业分会在观众组织方面做了大量的工作，也积累了一定的经验，但随着展会规模的不断扩大，对观众组织工作也要求越来越高，特别是专业展会的更加细分化，对不同的参展群体相对应的买家群如何组织提出了更高需求。另一方面，随着信息技术的快速发展，如何将新兴的信息技术应用到观众邀请中来，还有大量的工作需要尝试与探讨。我们将深入学习，努力实践，和贸促会同行一起发展壮大我国的会展事业。